Configurer vos heures de bureau

Introduction

(Section de destination pour chaque file d'attente)

Les heures de bureau vous permettent de gérer les appels différemment en fonction de l’heure de la journée. Les heures de bureau sont configurées au niveau de chaque département et chaque extension ou extension système comme un SVI qui fait partie de ce département appliquera automatiquement les heures de bureau du département dont elles sont membres. Ces heures de bureau sont prises en compte dans la configuration des extensions ou des extensions système pour que vous puissiez définir différentes destinations en fonction de l’heure à laquelle l’appel est reçu..

Un concept important à comprendre est que les heures de bureau du terminal/extension/extension système où arrive l’appel sont appliquées.  De quel SVI ou trunk SIP l’appel vient n’est pas important, ce qui compte est là où il arrive.

Imaginons que vous avez un SVI général dans votre groupe par défaut qui utilise les heures de bureau principales et offre aux appelants un choix entre le support ou les ventes. Les deux départements ont des heures légèrement différente, par exemple les commerciaux ont une pause de midi un peu plus longue.

Cela est configuré via la création d’un SVI dans le groupe par défaut avec les heures de bureau principales puis en ayant un département ventes et support avec des heures de pause différentes. Si vous placez ensuite la file d’attente des ventes dans le département ventes, la file d’attente des ventes aura les heures de bureau et les appliquera une fois que l’appel est reçu.

Version 18 vs version 20 : Heures de bureau des départements

Pour les utilisateurs existants de 3CX qui viennent de la version 18, il est important de noter que 3CX n’a plus d’heures de bureau globales qui sont appliquées au niveau du trunk SIP, mais que maintenant les heures de bureau du département sont appliquées au niveau de l’extension/extension système. Plutôt que d’appliquer des heures de bureau en fonction du trunk SIP qui reçoit l’appel, elles sont appliquées selon la destination de l’appel. Cela offre plus de flexibilité et rend l’administration quotidienne plus facile.

Par exemple, en V18, si vous aviez un trunk SIP avec 100 SVAs, vous aviez à créer plusieurs trunks et assigner les SDA en fonction pour appliquer les heures de bureau correspondantes. En V20, différentes heures de bureau peuvent être appliquées à la destination de l’appel, pour une gestion simplifiée.

Les versions SMB n’ont pas de départements, donc dans ce cas toutes les extensions utiliseront les mêmes heures de bureau.

Étape 1 : Configurer les heures de bureau

(Menu des heures de bureau dans la console admin 3CX)

Pour configurer vos heures de bureau :

1. Dans la console Admin, allez dans “Heures de bureau”. Sélectionnez le département pour lequel vous voulez configurer les heures de bureau. (3CX FREE/SMB n’ont pas de départements donc vous pouvez passer cette étape).
2. Cliquez sur les jours et spécifiez vos horaires d’ouverture.
3. Ajoutez les heures de pause.
4. Utilisez le bouton “Ajouter” et “Effacer” pour chaque section pour ajouter ou retirer des horaires pour chaque jour de la semaine en une seule action groupée.
5. Si ce groupe est dans un fuseau horaire différent, paramétrez ce fuseau horaire en bas de la page.
6. Répétez ce processus pour chaque groupe.

Étape 2 : Router les appels aux départements, SVI, groupes d’appels ou files d’attente

Après avoir configuré vos heures de bureau, vous devez router tous vos appels vers une entité qui utilise ces heures de bureau. En général, vous souhaiterez router vos appels vers un SVI ou une file d’attente. Alternativement, si vous n’avez pas besoin de cela, vous pouvez utiliser un menu de groupe qui jouera simplement une annonce et routera l’appel immédiatement en fonction des heures de bureau.

1. Depuis la console Admin, allez dans “Traitement des appels”.
2. De là, sélectionnez où vous voulez router les appels.
3. Souvenez vous que les heures de bureau du département dont l’extension est membre seront appliquées!
4. Allez dans la section “Numéros SVA assignées” du SVI / de la file d’attente où vous voulez envoyer l’appel. Sélectionnez une SDA qui n’est pas encore assignée.
5. Maintenant sélectionnez une destination pour les appels reçus pendant les heures de bureau, les poses, et hors du bureau.

Étape 3 : Configurer les jours fériés

Vous partez en vacances ? Depuis votre console Admin, allez dans  “Heures de bureau” et configurez vos jours fériés pour que vos appels soient gérés comme quand votre bureau est fermé.

Cliquez sur “Jours fériés du bureau” et cliquez sur “Ajouter”.

Étape 4 : Contourner les modes Ouvert, Fermé ou En pause

Seuls les utilisateurs avec un rôle de réceptionniste ou supérieur peuvent activer cette fonction. Elle fonctionnera uniquement si vous avez configuré un SVI ou une file d’attente en tant que partie du groupe du réceptionniste.

Vous êtes arrivé en avance au travail et souhaitez ouvrir plus tôt ? Vous pouvez contourner les heures de bureau depuis le menu du compte dans le client web. Bien sûr, vous pouvez également fermer plus tôt si nécessaire.

(Options de contournement des heures de bureau)

1. Cliquez sur votre avatar. Vous devez avoir un rôle de “Réceptionniste” ou de “Manager”.
2. Sélectionnez “Contourner les heures de bureau”.
3. Sélectionnez le département, contourner les heures de bureau et choisissez la durée.
4. Cliquez sur “OK”. A la fin de ce délai, les heures de bureau par défaut reprennent le dessus.

Dernière mise à jour

La dernière mise à jour de ce document a été effectuée le 21 octobre 2024.

https://www.3cx.fr/docs/manuel/heures-bureau/